経費になるか?証拠はあるか?


経費が多ければそれだけ税金が安くすみます。
だから経費にこだわる人も多いです。
ただし、もれなく経費を集計できているかというと、そうでもない事もあります。
まとめて経理しようとしていたら、内容を忘れてしまったり、領収書を失くしてしまうこともあります。
経費をできるだけ多く計上するには、正しく経費に該当する支払いをもれなく集めることです。

レシートでも問題なし 証拠を残すことが大切

経費にするには必ず領収書が必要ではありません。
レシートでも、いつ、何を、いくらで、という情報を証拠として残すことができれば領収書の書式でなくても問題ないです。
会社によっては領収書をもらってくるように言われる事もありますが、それは社内ルールによるものです。
ただし、支払った金額が5万円以上になってくると印紙税が必要になってくるので、その場合は領収書をもらうようにしましょう。
そもそも、領収書やレシートがもらえない経費には、出金伝票などに記録して証拠として残しておきましょう。
出金伝票は証拠能力は低いので、その日のスケジュール、取引した相手の情報など併せて準備しておくと説得力が増します。

自分で支払いしたものが経費になる

経費になるかの前提として、その支払は自分でしたかがポイントです。

誰かと割り勘で支払ったときは、自分が支払った分だけが経費です。
領収書には自分が支払った分をメモ書きするか、出金伝票に記録しましょう。
割り勘のときは割り勘分で領収書をおのおのに複数作ってくれるところもあります。
自分が支払っていない領収書を他人からもらうことは駄目です。
経費はもれなく経費として経理することが大切ですが、経費にならないものは正確に除くことも大切です。
誰が払ったかわからないような事にならないようにするためには、自分で自分の経理をすることが効率的です。
自分で支払いしたものは、自分が一番良くわかっているからです。

仕事に関係があるか

領収書の宛名が法人や事業主名義であれば何でもOKというわけではありません。
経費がどのように仕事につながっているのか説明できるようにしておきましょう。
他人に説明ができるかどうかも判断基準です。
おかしいのでは?と思われる経費であれば、それは仕事の経費ではない可能性があります。
これは事業、これはプライベートと分けるのもできるだけ考えないようにするために、事業用の通帳やクレジットカードを用意するのもいいでしょう。
領収書やレシートには目的を入れておくと、経費としての証拠としては精度があがります。
内容によってはプライベートだと誤解されそうなものもしっかり目的を書いておくことで事業に必要な経費であると後から説明がつきやすいです。
気をつけたいのが、プライベートでも利用しているお店で経費を使った場合です。
目的を記入しておかないと、後から何のための支払いであったか思い出せないことが多いからです。


以上にように、経費にするためには、証拠を正しく残し、自分で支払いしたものの中から、事業に関係があることを示すことが必要です。

_____________________
【編集後記】
今日の新聞朝刊(日経)にオンライン融資の融資の記事がありました。
内容はクラウド会計にAIを組み合わせて、スピーディーにオンライン融資ができるそうです。
無担保で利率が15%は妥当なところなのでしょうか?必要な人に必要なときにすぐ貸せると便利になると思いました。

【昨日の1日1新】
freee資金繰改善ナビ
_____________________